HØRINGSSVAR FRA LARVIK KOMMUNE
Larvik kommune ønsker først og fremst å gi tilbakemelding om at vi støtter forslaget om en forskriftsfesting av tilskuddsordningen. Vi setter også pris på grepene som er foreslått for å forenkle og justere regelverket.
Her er det gjort et grundig og godt arbeid for å forbedre ordningen. Veldig bra!
Ikke minst vil vi trekke frem forenklingen av formålsparagrafen og språklige forbedringer som preger forslaget til ny forskrift. Vi har stor tro på at den oversiktlige strukturen og forenklingene som preger den nye forskriften, vil gjøre ordningen mer tilgjengelig, både for søkerne og for kommunens ansatte (som skal gi veiledning og behandle søknader og rapporter). Vi tror dette (i seg selv) vil kunne gi seg utslag i at flere søkere får øynene opp for ordningen.
Forslaget innebærer i all hovedsak en videreføring av mål, målgruppe og vilkår for hvem og hva det kan gis tilskudd til, noe som er positivt. Denne tilskuddsordningen er viktig og kan fungere som en inngang til å sette integrering og innvandreres samfunnsdeltakelse på dagsordenen.
Vi ser definitivt nytten av at kommunene som kjenner de lokale forholdene og den lokale frivilligheten, forvalter den andelen av IMDi-midlene som skal gå til tiltak i vår kommune i regi av lokale organisasjoner. Imidlertid har vi siden 2022 (da kommunen fikk oppdraget om å tildele midlene) ment at regelverket har vært relativt komplisert fremstilt.
Med endringene som nå foreslås, mener vi at ordningen vil bli lettere å manøvrere i, både for tilskuddsforvaltere og søkere.
Nedenfor følger svar på departementets ni spørsmål i følgebrevet:
1. Om målet sett i sammenheng med kriteriene for måloppnåelse er tydelig nok slik at det er lett å rapportere på, og om det er utformet slik at måloppnåelsen er målbar?
Det er viktig at kriterier for måloppnåelse knyttes direkte til hovedmålet for ordningen, og Larvik kommune synes kriteriene slik de er formulert i forslaget, virker gjennomtenkte og er dekkende.
Ambisjonen om å tydeliggjøre mål og kriterier er nådd, uten at det går på bekostning av verken ordningens innhold, eller behovet for kvalitetssikring og kontroll med bruken av midlene.
En mer åpen og lettere tilgjengelig formulering av mål og vurderingskriterier, slik forslaget legger opp til, kan styrke oppslutningen om ordningen. Ved at den blir lettere tilgjengelig, senkes terskelen for å søke (særlig for organisasjoner som foreløpig ikke er vant til å ha fokus på integreringsarbeid i sin virksomhet).
2. Om definisjonene av lokale organisasjoner, regionale organisasjoner og innvandrerråd er anvendbare i praksis?
Definisjonene tror vi vil fungere godt. De er kortfattede, dekkende og tydelige.
3. Om forslaget til forskrift ivaretar en tydelig ansvarsfordeling mellom tilskuddsforvalterne?
Ja, ansvarsfordelingen slik den er skissert i forslaget, er tydelig og oversiktlig.
4. Om kravene til antall tellende medlemmer til de ulike organisasjonene er forholdsmessige?
Vi har diskutert om kravet til minst 20 tellende medlemmer ved søknad om driftstilskudd, fortsatt bør være veiledende, og ikke et absolutt krav, men har landet på at vi støtter forslaget. Et sted må grensen settes, og det synes fornuftig at organisasjoner som har færre enn 20 medlemmer er unntatt fra å motta driftstilskudd. (De kan i stedet oppfordres til å søke om prosjekttilskudd.)
Forslaget om at medlemstall dokumenteres ved en egenerklæring i søknadsskjemaet, støttes. Personvernhensyn må veie tungt.
Kontrollmuligheten skal ivaretas ved at tilskuddsmottakeren er pålagt å ha et medlemsregister. Dette er vel og bra, men vi er usikre på i hvilke tilfeller vi bør etterspørre lister? Hvordan sikre likebehandling og unngå vilkårlighet? Bør vi innhente lister fra alle organisasjoner som søker driftstilskudd dersom vi ønsker å føre kontroll med én/noen av søkerne?
Det vil (som tidligere) være viktig at kommunen er ute i god tid og gir veiledning i å registrere medlemmer og utforme medlemslister. Slik kan organisasjonene få god oversikt over medlemstallet (betalende og tellende).
5. Om kravene til søknaden er forholdsmessige sammenholdt med størrelsen på tilskuddsbeløpene?
Ja, vi mener kravene som stilles stemmer godt overens med nivået på tilskuddsbeløpene. Det stilles ikke for strenge krav til søknaden. (Larvik kommune stiller for øvrig liknende krav til søknadene i egne tilskuddsordninger, selv i tilfeller der beløpene ligger en del lavere enn i IMDi-ordningen).
6. Om kravene til fremleggelse av årsberetning og vedtekter er realistiske for de ulike organisasjonene?
Vi ser at regnskapet for organisasjonens virksomhet (årsregnskapet) og vedtektene skal legges frem, ikke bare ved søknad om driftstilskudd, men også ved søknad om prosjekttilskudd. Vi mener det er unødvendig å kreve at vedtekter og fjorårets årsregnskap legges ved søknaden om prosjekttilskudd.
Vi reagerer også på at søknader om prosjekttilskudd må levere “budsjett for organisasjonens virksomhet”. Etter vår mening bør det være tilstrekkelig med et detaljert budsjett for det aktuelle prosjektet, og foreslår at budsjett for hele foreningsvirksomheten ikke skal være et (absolutt) krav ved søknad om prosjekttilskudd.
For organisasjoner som søker om driftstilskudd anser vi at årsberetning og vedtekter er nødvendig dokumentasjon, og kan ikke se at det er et alternativ å fravike kravet i disse tilfellene. For øvrig tror vi dette i de aller fleste tilfeller vil være et realistisk krav å stille (til organisasjoner som har vært i drift en stund). Vedtekter er for eksempel også nødvendig dokumentasjon for å bli registrert i frivilligregisteret.
7. Om det er nødvendig å sette tilskuddssatsene ut i forskriften, eller om det er tilstrekkelig om tilskuddsforvalter publiserer dette på sine hjemmesider?
Med mindre departementet ser det som nødvendig å fastsette satsene i forskrift av hensyn til likebehandling av søkerne eller andre viktige hensyn, mener Larvik kommune at det vil være tilstrekkelig å publisere tilskuddssatsene på nettsidene. Dette antas å være den enkleste og mest hensiktsmessige løsningen, siden alternativet vil innebære stadige revideringer av forskriften (hver gang satsene må oppdateres).
Kommunene kunngjør ordningen på nytt hvert år, og satsene som er fastsatt (og eventuelle endringer siden sist) kan innlemmes i annonseringen.
PS. Ved endringer i satsene bør informasjonsskrivet fra direktoratet/departementet bli sendt ut til kommunene så tidlig som mulig, for å sikre at kommunene rekker å kunngjøre de nye satsene i god tid før søknadsfristen (som mange kommuner har valgt å legge tidlig på året).
8. Om kravene til rapportering og regnskap letter rapporteringsbyrden for organisasjoner, og om det ut ifra den informasjonen som det skal rapporteres på, kan gjøres en god og sikker kontroll av tilskuddsforvalter?
Det er viktig å unngå at rapporteringen blir unødig krevende for tilskuddsmottakerne.
At departementet har sett muligheter for å forenkle rapporteringskravene, er positivt. Sett fra tilskuddsmottakers ståsted, innebærer forslaget til ny forskrift trolig at rapporteringen blir en god del lettere å utføre.
Det er mulig endringene også vil lette saksbehandlernes arbeid med å gå igjennom og kvalitetssikre rapportene (i forkant av innsendingen av sluttrapporten til IMDi). Men om så ikke blir tilfelle, er ikke det avgjørende. Det vesentlige er om endringene gjør rapporteringen mer overkommelig for tilskuddsmottakerne, slik at de ikke kvier seg for rapporteringen. I tilfeller der saksbehandlerne mener det er behov for mer dokumentasjon for å kunne avgjøre om tiltaket er gjennomført som forutsatt i søknaden/vedtaket, vil det (som ellers) være anledning til å innhente tilleggsopplysninger.
De foreslåtte kravene til rapportering og regnskap virker stort sett presise og treffsikre, og vurderes som tilstrekkelige for å kunne følge opp vedtakene og utføre en god og sikker kontroll med bruken av tilskuddsmidlene.
Kravet om årsregnskap også for mottakere av prosjektmidler, er vi imidlertid litt usikre på, fordi det kanskje vil medføre en mer omfattende rapporteringsjobb enn nødvendig og/eller at prosjektregnskapet i noen tilfeller “drukner” i det øvrige årsregnskapet, men vi ser forsåvidt også fordelen med å be om dokumentasjon på at prosjektregnskapet er innlemmet i foreningens totalregnskap.
Det er for øvrig fint at det også er rom for at tilskuddsforvaltere kan fastsette ytterligere rapporteringskrav i tilskuddsbrevet, hvis det anses som nødvendig. Og at det som tidligere fortsatt vil være adgang til å iverksette relevante kontrolltiltak og reaksjoner hvis det er grunn til mistanke om mislighold av midler.
9. Om kravene til rapportering ivaretar et godt grunnlag for evaluering av måloppnåelse av ordningene?
Når det gjelder evaluering av måloppnåelse, er Larvik kommune enig i at det er tilstrekkelig å foreta en vurdering av om tiltaket er gjennomført etter prosjektplanen, slik den var skissert i søknaden / ligger til grunn for tilskuddsvedtaket. Selve vurderingen av hvorvidt tiltaket er egnet til å bidra til økt arbeids- og samfunnsdeltakelse blant personer med innvandrerbakgrunn, må (som det påpekes i utredningen) nødvendigvis være gjort før vedtaket er fattet, og da vil formålet med rapporteringen primært være å kontrollere at tiltaket rent faktisk er gjennomført i henhold til tiltaksbeskrivelsen som ligger til grunn for tilskuddstildelingen.
Og dersom tilskuddsforvalteren er i tvil om måloppnåelsen, vil det være anledning til å styrke evalueringsgrunnlaget ved å innhente tilleggsdokumentasjon.
Her er det gjort et grundig og godt arbeid for å forbedre ordningen. Veldig bra!
Ikke minst vil vi trekke frem forenklingen av formålsparagrafen og språklige forbedringer som preger forslaget til ny forskrift. Vi har stor tro på at den oversiktlige strukturen og forenklingene som preger den nye forskriften, vil gjøre ordningen mer tilgjengelig, både for søkerne og for kommunens ansatte (som skal gi veiledning og behandle søknader og rapporter). Vi tror dette (i seg selv) vil kunne gi seg utslag i at flere søkere får øynene opp for ordningen.
Forslaget innebærer i all hovedsak en videreføring av mål, målgruppe og vilkår for hvem og hva det kan gis tilskudd til, noe som er positivt. Denne tilskuddsordningen er viktig og kan fungere som en inngang til å sette integrering og innvandreres samfunnsdeltakelse på dagsordenen.
Vi ser definitivt nytten av at kommunene som kjenner de lokale forholdene og den lokale frivilligheten, forvalter den andelen av IMDi-midlene som skal gå til tiltak i vår kommune i regi av lokale organisasjoner. Imidlertid har vi siden 2022 (da kommunen fikk oppdraget om å tildele midlene) ment at regelverket har vært relativt komplisert fremstilt.
Med endringene som nå foreslås, mener vi at ordningen vil bli lettere å manøvrere i, både for tilskuddsforvaltere og søkere.
Nedenfor følger svar på departementets ni spørsmål i følgebrevet:
1. Om målet sett i sammenheng med kriteriene for måloppnåelse er tydelig nok slik at det er lett å rapportere på, og om det er utformet slik at måloppnåelsen er målbar?
Det er viktig at kriterier for måloppnåelse knyttes direkte til hovedmålet for ordningen, og Larvik kommune synes kriteriene slik de er formulert i forslaget, virker gjennomtenkte og er dekkende.
Ambisjonen om å tydeliggjøre mål og kriterier er nådd, uten at det går på bekostning av verken ordningens innhold, eller behovet for kvalitetssikring og kontroll med bruken av midlene.
En mer åpen og lettere tilgjengelig formulering av mål og vurderingskriterier, slik forslaget legger opp til, kan styrke oppslutningen om ordningen. Ved at den blir lettere tilgjengelig, senkes terskelen for å søke (særlig for organisasjoner som foreløpig ikke er vant til å ha fokus på integreringsarbeid i sin virksomhet).
2. Om definisjonene av lokale organisasjoner, regionale organisasjoner og innvandrerråd er anvendbare i praksis?
Definisjonene tror vi vil fungere godt. De er kortfattede, dekkende og tydelige.
3. Om forslaget til forskrift ivaretar en tydelig ansvarsfordeling mellom tilskuddsforvalterne?
Ja, ansvarsfordelingen slik den er skissert i forslaget, er tydelig og oversiktlig.
4. Om kravene til antall tellende medlemmer til de ulike organisasjonene er forholdsmessige?
Vi har diskutert om kravet til minst 20 tellende medlemmer ved søknad om driftstilskudd, fortsatt bør være veiledende, og ikke et absolutt krav, men har landet på at vi støtter forslaget. Et sted må grensen settes, og det synes fornuftig at organisasjoner som har færre enn 20 medlemmer er unntatt fra å motta driftstilskudd. (De kan i stedet oppfordres til å søke om prosjekttilskudd.)
Forslaget om at medlemstall dokumenteres ved en egenerklæring i søknadsskjemaet, støttes. Personvernhensyn må veie tungt.
Kontrollmuligheten skal ivaretas ved at tilskuddsmottakeren er pålagt å ha et medlemsregister. Dette er vel og bra, men vi er usikre på i hvilke tilfeller vi bør etterspørre lister? Hvordan sikre likebehandling og unngå vilkårlighet? Bør vi innhente lister fra alle organisasjoner som søker driftstilskudd dersom vi ønsker å føre kontroll med én/noen av søkerne?
Det vil (som tidligere) være viktig at kommunen er ute i god tid og gir veiledning i å registrere medlemmer og utforme medlemslister. Slik kan organisasjonene få god oversikt over medlemstallet (betalende og tellende).
5. Om kravene til søknaden er forholdsmessige sammenholdt med størrelsen på tilskuddsbeløpene?
Ja, vi mener kravene som stilles stemmer godt overens med nivået på tilskuddsbeløpene. Det stilles ikke for strenge krav til søknaden. (Larvik kommune stiller for øvrig liknende krav til søknadene i egne tilskuddsordninger, selv i tilfeller der beløpene ligger en del lavere enn i IMDi-ordningen).
6. Om kravene til fremleggelse av årsberetning og vedtekter er realistiske for de ulike organisasjonene?
Vi ser at regnskapet for organisasjonens virksomhet (årsregnskapet) og vedtektene skal legges frem, ikke bare ved søknad om driftstilskudd, men også ved søknad om prosjekttilskudd. Vi mener det er unødvendig å kreve at vedtekter og fjorårets årsregnskap legges ved søknaden om prosjekttilskudd.
Vi reagerer også på at søknader om prosjekttilskudd må levere “budsjett for organisasjonens virksomhet”. Etter vår mening bør det være tilstrekkelig med et detaljert budsjett for det aktuelle prosjektet, og foreslår at budsjett for hele foreningsvirksomheten ikke skal være et (absolutt) krav ved søknad om prosjekttilskudd.
For organisasjoner som søker om driftstilskudd anser vi at årsberetning og vedtekter er nødvendig dokumentasjon, og kan ikke se at det er et alternativ å fravike kravet i disse tilfellene. For øvrig tror vi dette i de aller fleste tilfeller vil være et realistisk krav å stille (til organisasjoner som har vært i drift en stund). Vedtekter er for eksempel også nødvendig dokumentasjon for å bli registrert i frivilligregisteret.
7. Om det er nødvendig å sette tilskuddssatsene ut i forskriften, eller om det er tilstrekkelig om tilskuddsforvalter publiserer dette på sine hjemmesider?
Med mindre departementet ser det som nødvendig å fastsette satsene i forskrift av hensyn til likebehandling av søkerne eller andre viktige hensyn, mener Larvik kommune at det vil være tilstrekkelig å publisere tilskuddssatsene på nettsidene. Dette antas å være den enkleste og mest hensiktsmessige løsningen, siden alternativet vil innebære stadige revideringer av forskriften (hver gang satsene må oppdateres).
Kommunene kunngjør ordningen på nytt hvert år, og satsene som er fastsatt (og eventuelle endringer siden sist) kan innlemmes i annonseringen.
PS. Ved endringer i satsene bør informasjonsskrivet fra direktoratet/departementet bli sendt ut til kommunene så tidlig som mulig, for å sikre at kommunene rekker å kunngjøre de nye satsene i god tid før søknadsfristen (som mange kommuner har valgt å legge tidlig på året).
8. Om kravene til rapportering og regnskap letter rapporteringsbyrden for organisasjoner, og om det ut ifra den informasjonen som det skal rapporteres på, kan gjøres en god og sikker kontroll av tilskuddsforvalter?
Det er viktig å unngå at rapporteringen blir unødig krevende for tilskuddsmottakerne.
At departementet har sett muligheter for å forenkle rapporteringskravene, er positivt. Sett fra tilskuddsmottakers ståsted, innebærer forslaget til ny forskrift trolig at rapporteringen blir en god del lettere å utføre.
Det er mulig endringene også vil lette saksbehandlernes arbeid med å gå igjennom og kvalitetssikre rapportene (i forkant av innsendingen av sluttrapporten til IMDi). Men om så ikke blir tilfelle, er ikke det avgjørende. Det vesentlige er om endringene gjør rapporteringen mer overkommelig for tilskuddsmottakerne, slik at de ikke kvier seg for rapporteringen. I tilfeller der saksbehandlerne mener det er behov for mer dokumentasjon for å kunne avgjøre om tiltaket er gjennomført som forutsatt i søknaden/vedtaket, vil det (som ellers) være anledning til å innhente tilleggsopplysninger.
De foreslåtte kravene til rapportering og regnskap virker stort sett presise og treffsikre, og vurderes som tilstrekkelige for å kunne følge opp vedtakene og utføre en god og sikker kontroll med bruken av tilskuddsmidlene.
Kravet om årsregnskap også for mottakere av prosjektmidler, er vi imidlertid litt usikre på, fordi det kanskje vil medføre en mer omfattende rapporteringsjobb enn nødvendig og/eller at prosjektregnskapet i noen tilfeller “drukner” i det øvrige årsregnskapet, men vi ser forsåvidt også fordelen med å be om dokumentasjon på at prosjektregnskapet er innlemmet i foreningens totalregnskap.
Det er for øvrig fint at det også er rom for at tilskuddsforvaltere kan fastsette ytterligere rapporteringskrav i tilskuddsbrevet, hvis det anses som nødvendig. Og at det som tidligere fortsatt vil være adgang til å iverksette relevante kontrolltiltak og reaksjoner hvis det er grunn til mistanke om mislighold av midler.
9. Om kravene til rapportering ivaretar et godt grunnlag for evaluering av måloppnåelse av ordningene?
Når det gjelder evaluering av måloppnåelse, er Larvik kommune enig i at det er tilstrekkelig å foreta en vurdering av om tiltaket er gjennomført etter prosjektplanen, slik den var skissert i søknaden / ligger til grunn for tilskuddsvedtaket. Selve vurderingen av hvorvidt tiltaket er egnet til å bidra til økt arbeids- og samfunnsdeltakelse blant personer med innvandrerbakgrunn, må (som det påpekes i utredningen) nødvendigvis være gjort før vedtaket er fattet, og da vil formålet med rapporteringen primært være å kontrollere at tiltaket rent faktisk er gjennomført i henhold til tiltaksbeskrivelsen som ligger til grunn for tilskuddstildelingen.
Og dersom tilskuddsforvalteren er i tvil om måloppnåelsen, vil det være anledning til å styrke evalueringsgrunnlaget ved å innhente tilleggsdokumentasjon.