Arkivverket viser til høringsbrev av 23.08.2023 om forslag om lov om informasjonstilgang mm. for det eksterne utvalget som skal granske utenlandsadopsjoner til Norge. Arkivverket står oppført som høringsinstans.
Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. I kraft av å være øverste arkivmyndighet, er Arkivverket ansvarlig for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet, og bidra til utvikling og styrking av arkivsektoren. Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiver.
Vi ønsker først og fremst å komme med merknader knyttet til lovforslaget § 3 om taushetsplikt, som omtales i høringens punkt 4.4.
Arkivverkets merknader
Departementet foreslår å lovfeste en regel om at dersom utvalget mottar opplysninger som er underlagt en strengere taushetsplikt enn det som følger av forvaltningsloven, skal de strengere reglene gjelde. Videre foreslår departementet å lovfeste at en slik strengere taushetsplikt skal gjelde også etter at utvalgets arkivmateriale er avlevert til arkivdepot. Som departementet skriver i punkt 4.4, følger det forutsetningsvis av dette, at den strengere taushetsplikten også vil gjelde for de som er ansatt i, eller utfører tjeneste for, arkivdepotet.
Arkivverket er positive til at det fremgår eksplisitt av lovteksten at taushetsplikt som er regulert i særlov, går foran de alminnelige taushetspliktreglene i forvaltningsloven. Videre er vi positive til at taushetsplikten er uttrykkelig regulert også etter avlevering, da dette ikke alltid fremgår klart av særlov.
Vi vil informere om at Riksarkivaren kan forlenge taushetsplikten for opplysninger i saker som befinner seg hos Arkivverket, når hensynet til personvernet tilsier det, jf. forvaltningsforskriften § 11.
Når det gjelder andre regler om taushetsplikt enn de som følger av forvaltningsloven, kan det være ressurskrevende for Arkivverket å vurdere innsyn i avlevert arkivmateriale. For å lette Arkivverket sitt arbeid med innsynsbegjæringer i arkivmateriale fra utvalget, ber vi om at opplysninger som eventuelt er underlagt en strengere taushetsplikt merkes tydelig.
Arkivverket bistår gjerne med veiledning om utarbeiding av kassasjonsregler for utvalget. Se også vår veileder for statlige utvalgsarkiv.
Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. I kraft av å være øverste arkivmyndighet, er Arkivverket ansvarlig for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet, og bidra til utvikling og styrking av arkivsektoren. Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiver.
Vi ønsker først og fremst å komme med merknader knyttet til lovforslaget § 3 om taushetsplikt, som omtales i høringens punkt 4.4.
Arkivverkets merknader
Departementet foreslår å lovfeste en regel om at dersom utvalget mottar opplysninger som er underlagt en strengere taushetsplikt enn det som følger av forvaltningsloven, skal de strengere reglene gjelde. Videre foreslår departementet å lovfeste at en slik strengere taushetsplikt skal gjelde også etter at utvalgets arkivmateriale er avlevert til arkivdepot. Som departementet skriver i punkt 4.4, følger det forutsetningsvis av dette, at den strengere taushetsplikten også vil gjelde for de som er ansatt i, eller utfører tjeneste for, arkivdepotet.
Arkivverket er positive til at det fremgår eksplisitt av lovteksten at taushetsplikt som er regulert i særlov, går foran de alminnelige taushetspliktreglene i forvaltningsloven. Videre er vi positive til at taushetsplikten er uttrykkelig regulert også etter avlevering, da dette ikke alltid fremgår klart av særlov.
Vi vil informere om at Riksarkivaren kan forlenge taushetsplikten for opplysninger i saker som befinner seg hos Arkivverket, når hensynet til personvernet tilsier det, jf. forvaltningsforskriften § 11.
Når det gjelder andre regler om taushetsplikt enn de som følger av forvaltningsloven, kan det være ressurskrevende for Arkivverket å vurdere innsyn i avlevert arkivmateriale. For å lette Arkivverket sitt arbeid med innsynsbegjæringer i arkivmateriale fra utvalget, ber vi om at opplysninger som eventuelt er underlagt en strengere taushetsplikt merkes tydelig.
Arkivverket bistår gjerne med veiledning om utarbeiding av kassasjonsregler for utvalget. Se også vår veileder for statlige utvalgsarkiv.