NHO

Dato: 22.01.2021 NHOs kommentarer gjelder direkte aksjelovene. De gjelder også for stiftelsesloven og samvirkeforetaksloven, så langt de passer. For ansvarlige selskaper viser vi til punkt 3.6.4. 3 Avholdelse av møter 3.6 Departementets forslag 3.6.1 Innledning Vi er enig i at det er grunn til å gjøre permanente endringer i regler om møter. Vi er enig i de begrunnelsene som er gitt i høringsnotatet, og vi føyer til at elektroniske møter har blitt dagligdagse siden mars 2020, både i og utenfor selskapsorganer. Dette gjelder ikke bare i Norge. Også utlendinger, som er styremedlemmer og aksjonærer i norske selskaper, har erfart det samme. 3.6.2 Styremøter og møter i andre foretaksorganer enn generalforsamling, selskapsmøte og årsmøte Fysiske og elektroniske styremøter blir likestilt Det viktigste for styrearbeidet er den materielle saksbehandlingen. Dette må styret tilpasse i lys av asl. § 6‑12 mv. Kravet om "betryggende" saksbehandling gjelder imidlertid de formelle sidene ved saksbehandlingen. Vi forstår loven slik at møte alltid er regnet som en betryggende form for saksbehandling, se også kommentarutgaven. Vi mener derfor at kravet om betryggende behandlingsform bør være rettet mot andre behandlingsformer enn møter, for eksempel ved at "…saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte". I motsatt fall risikerer man innsigelser mot møteformen, herunder både fysisk og elektronisk, begrunnet med at formen er eller ikke har vært betryggende. Sett i sammenheng med det § 6-19 er ment å regulere, har det neppe vært meningen. Når det er styreleder som har ansvaret for å kalle inn til styremøter, er det logisk at det er vedkommende som i første omgang vurderer hvilken form styrebehandlingen skal ha. Vi er enig i at styremedlemmer skal kunne kreve at møte skal være behandlingsform for saker, men at de ikke kan kreve at møtet skal være fysisk. Vi slutter oss til departementets vurdering av likestilling mellom fysiske og elektroniske møter. Styreleder må påse at behandlingen er betryggende Vi er enig i departementets vurderinger av at det er opp til styreleder å sørge for at behandling uten møte, er betryggende. Beskrivelsen i høringsnotatet går imidlertid ut på at det er nødvendig med en egen vurdering av om elektronisk møte er betryggende. Som det går frem ovenfor, mener vi at møte alltid bør regnes som betryggende og at det er andre behandlingsformer som krever en slik vurdering. Uansett hva departementet ender med å foreslå, bør det være tydelig i loven at i alle fall fysisk møte alltid blir regnet som betryggende. Årsregnskap og årsberetning mv. kan behandles i elektronisk møte Vi er enig i forslaget om å oppheve regler om at visse saker i allmennaksjeselskap alltid må besluttes av styret i møte. Størsteparten av allmennaksjeselskapene er noterte. Vi regner med at det uansett vil være hensiktsmessig for slike styrer å bruke møteformen i de fleste tilfeller, for eksempel der det er behov for å kunne se samtidig på dokumenter og presentasjoner. Rett til å delta i styremøter med personlig fremmøte Den midlertidige loven gir styremedlemmer rett til å delta elektronisk, selv om det er kalt inn til fysisk møte. Begrunnelsen er smittevernhensyn, som ikke er aktuelle i en normal situasjon. Det kan være gode grunner til at styreleder kaller inn til fysisk møte. Det kan være særlig viktig at medlemmene møtes ansikt til ansikt, og det kan hende at det er særlig viktig at drøftelsene kan holdes konfidensielt. Med elektronisk deltakelse er det mindre sikkerhet for at ikke andre får innsyn i styrebehandlingen. For noterte selskaper kan dette være svært viktig. Vi mener derfor at styremedlemmer ikke bør ha en ubetinget rett til å delta i styremøter elektronisk. Dette vil i så fall være likt situasjonen før den midlertidige loven. Vi er ikke kjent med at den situasjonen har budt på problemer. 3.6.3 Generalforsamlinger og årsmøter Ordinær gjennomføring av generalforsamling og årsmøte Beholde regelen om møte med personlig fremmøte Vi er enig i at hovedregelen fortsatt kan være fysisk møte, dvs. møte med personlig fremmøte. Se nærmere nedenfor om skillet mellom aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Vi er enig i at møteformen ikke bør kunne foranledige fornyet behandling av enkeltsaker, for eksempel etter krav fra mindretall. Forslaget til lovtekst i begge lovene § 5-8a går ut på at generalforsamling kan holdes "helt eller delvis uten fysisk møte". "Fysisk møte" bør muligens erstattes av "personlig fremmøte", i tråd med forslaget til § 1­-5 a. Det er uklart hva man sikter til med "helt eller delvis" fysisk møte. Bestemmer styret at det skal holdes fysisk generalforsamling, som er foreslått å være hovedregelen, har alle aksjeeiere i alle fall rett til personlig fremmøte. Det er derfor lite treffende at et fysisk møte skal være "delvis". Et annet spørsmål er om aksjeeiere i tillegg skal ha en ubetinget rett til å delta elektronisk, se nærmere nedenfor. Videre er det foreslått "herunder" ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Dette fremstår som et eksempel på en alternativ møteform. Etter § 1-5 a er det imidlertid ikke noe annet alternativ til "helt eller delvis" fysisk møte. Alternativ 1 Langt de fleste aksjeselskapene har få aksjeeiere. I mange av dem er aksjeeierne også styremedlemmer, og generalforsamlingen blir en ren formalitet. I andre tilfeller kan aksjeeiere har en ganske sterk, og noen ganger personlig, interesse i de beslutningene generalforsamlingen skal treffe, for eksempel i egenskap av partnere, ansatte eller familie. Det kan innebære at de har en særlig interesse i å kunne møte fysisk. Det kan også hende at det er aksjeeieravtaler som innebærer at også andre, viktige saker enn dem som fremgår av aksjeloven, skal behandles. Vi antar altså at generalforsamlingen er et viktig forum for aksjeeierne i en del selskaper, og at det er en forutsetning for aksjeeierne at de kan delta aktivt. Vi mener derfor at for aksjeselskaper bør alternativ 1 velges, slik at gjennomføring av elektronisk generalforsamling er betinget av at det er hjemlet i vedtektene. Alternativ 2 For allmennaksjeselskaper stiller det seg annerledes enn for aksjeselskaper. De fleste allmennaksjeselskaper er noterte, med mange aksjonærer. Selv om mange selskaper har en dominerende og gjerne aktiv aksjeeier, vil aksjeeiere flest ha en svakere tilknytning til selskapet enn i mange aksjeselskaper, og de vil ha mindre behov for å være til stede fysisk i generalforsamlingen. Vi mener derfor at styrene i allmennaksjeselskaper bør kunne kalle inn til elektronisk generalforsamling uten at det er vedtektsfestet. Vi er enig i at det bør være åpent for en annen regulering i vedtektene. For begge alternativer Vi er enig i at elektroniske møter må avholdes på en måte som er forsvarlig. Beslutning om elektronisk generalforsamling forutsetter vedtak i styret. Aksjeloven § 6-29 stiller som minstekrav at styrets beslutninger skal protokolleres. Det er varierende hva styrer ellers protokollerer. Sentralt for styrets behandling er kravet i § 6-21 annet ledd om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Det vil naturlig omfatte en vurdering av forsvarlighetskravet. Vi mener derfor at disse kravene, sammen med de reglene departementet nevner i høringsnotatet, er tilstrekkelig regulering av styrets saksbehandling. Det er derfor ikke nødvendig med noen særlige regler for styrets behandling av møteform. Etter forslaget til § 5- 8 a tredje ledd første punktum er det dessuten et krav til at avholdelsen skal være "forsvarlig". I en tvist om dette vil den faktiske forsvarligheten være sentral, med styrets forutgående vurderinger som mer underordnet, etter vår oppfatning. Oss bekjent blir de fleste beslutninger i generalforsamlinger truffet med stort flertall, ikke minst i børsnoterte selskaper. I vurderingen av om generalforsamlingen kan holdes skriftlig, bør styret legge vekt på om det er saker de antar aksjeeierne vil ha ulike syn på eller som ellers kan bli oppfattet som kontroversielle. Det kan også hende at de er saker aksjeeiere vanligvis pleier å diskutere aktivt på generalforsamlingen. De flest styrer vil ha et inntrykk av dette, blant annet erfaringer med tidligere generalforsamlinger. Styret i aksjeselskaper, som i mange tilfeller vil bestå nettopp av aksjonærer, vil være kjent med slike saker. I børsnoterte selskaper er generalforsamlingssaker såpass transparente på forhånd, at styret vil bli gjort kjent med eventuelle kontroverser. Det er ikke noe i veien for at styret bestemmer at generalforsamling skal holdes fysisk, tillegg til elektronisk, hvis det oppstår grunn til å tro at elektronisk møte alene ikke er forsvarlig. Regler om forenklet generalforsamling og årsmøte uten personlig fremmøte Vi mener – i tråd med våre tidligere høringssvar – at reglene om forenklet generalforsamling er unødvendig kompliserte å sette seg inn i. Det gjelder for det ene regelen om hvilke regler som ikke gjelder, som man da forutsetningsvis må kjenne til. For det annet gjelder det kravet til protokollen: "Protokollen skal angi at saken er behandlet etter § 5-7", som kan gi inntrykk av at protokollen må angi hvilke krav i kapittel 5 avsnitt III som ikke er fulgt. Vi antar at det største behovet for forenklet behandling gjelder der man ikke følger noen av reglene i avsnitt III. Vi mener derfor at det er rom for å forenkle reglene ytterligere. Det bør være adgang til å treffe beslutninger skriftlig når alle aksjeeierne undertegner protokollen. Det gir notoritet for at alle aksjeeierne har både samtykket til og deltatt i behandlingen. Rett nok kan kravet være uhensiktsmessig for aksjeselskaper med mange aksjeeiere, men dem er det få av. En åpning for elektronisk signering vil dessuten gjøre beslutningsformen mer tilgjengelig også for dem. Forenklet – i praksis gjerne skriftlig – behandling forutsetter ikke enighet mellom aksjeeierne når det gjelder de beslutningene som treffes. Ved å underskrive protokollen, samtykker aksjeeierne ikke i annet enn at sakene er behandlet på den forenklede måten. Denne måten å gjøre det på, gjør det overflødig med én paragraf med materielle vilkår og en annen om protokoll. Vi er enig i at verken daglig leder eller revisor kan kreve møtebehandling. Når det gjelder retten for dem til å uttale seg, vil vi tro at det har liten betydning for om forenklet generalforsamling blir brukt. Regler om aksjeeieres rett til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen Vi er enig i forslaget om å videreføre hovedregelen for aksjeselskaper om retten til å delta på generalforsamlingen elektronisk. En betingelse etter loven er at selskapene må ha "en betryggende måte for å autentisere avsenderen". Vi antar her at man med "avsender" sikter til den som avgir stemme. I Ot. prp. nr. 108 (2000–2001) er autentisering angitt som " generelt å verifisere påstått identitet til avsender eller mottaker i et kommunikasjonssystem. Bruk av PIN-koder er en form for elektronisk signatur som utelukkende benyttes for autentisering". Vi vil tro at et krav til "autentisering" kan fremstå som lite forståelig og for omfattende, særlig for aksjeselskaper, som gjerne har aksjeeiere som styret/møteleder kjenner. Det er derfor grunn til å erstatte kravet med noe som gir selskapene mer veiledning. I praksis er det imidlertid ikke mulig for selskapet å vite hvem, herunder uvedkommende, som kan overvære generalforsamlingen, noe avhengig av hva slags elektroniske hjelpemidler det er snakk om. I noen tilfeller kan det være særlig viktig at generalforsamlingen ikke overværes av andre enn dem som har rett til det. I tillegg kommer risikoen for datainnbrudd. Risikoen øker med større utbredelse av fjernmøter. Vi har påpekt disse forholdene i tidligere høring, og vi mener det er hensiktsmessig at de kommer tydeligere frem i proposisjonen enn de gjør i Prop. 112 L (2016-2017), når det gjelder "saklig grunn"-kriteriet. For allmennaksjeselskaper, de fleste av dem noterte, kan det være nærliggende med en rett for aksjeeiere å delta elektronisk, slik departementet foreslår, selv om møtet i utgangspunktet er fysisk. Det vil sjelden være saklig grunn for styret til å nekte. Likevel vil vi peke på at deltakelsen i generalforsamlinger – også i større noterte selskaper – i mange tilfeller er svært lavt. Vi ser eksempler på selskaper med deltakelse på så lav som 10-50 aksjeeiere, av flere tusen. I 2020 holdt mange selskaper elektronisk generalforsamling i en eller annen form, noen av med elektronisk deltakelse som eneste mulighet til å delta, med hjemmel i den midlertidige loven. Andre holdt fysiske møter, der aksjeeierne ble oppfordret til å stemme på forhånd, herunder ved fullmakt, i stedet for å møte opp. En undersøkelse av 20-25 børsnoterte selskaper, viser at deltakelsen, både fysisk og elektronisk, var så lav som en håndfull, i mange tilfeller færre enn ti, og i flere tilfeller én. Disse tallene kan selvsagt være preget av at det i generalforsamlingssesongen 2020 var i en periode der de som normalt kunne ønske seg å møte fysisk, avsto fra å delta i det hele tatt. Det er derfor et spørsmål om det er hensiktsmessig at selskapene alltid må tilrettelegge for elektronisk deltakelse, med de kravene som er stilt i tredje ledd. Slike løsninger er fortsatt kostbare, når deltakere og stemmegivning skal "kontrolleres" og autentiseres. Allmennaksjeselskapene skiller seg her fra aksjeselskapene, ved at aksjeeierne i aksjeselskaper som oftest er både få og kjente for møteleder. Kontroll med deltakelse og stemmegivning er da langt lettere. Vi viser også til departementets høringsnotat 31. januar 2019 – om endringene i aksjonærrettighetsdirektivet – som gjør elektronisk stemmegivning mer byrdefullt for selskapene. Av høringsnotatet (side 17 og 23) ser det ut til at departementet legger opp til at allmennaksjeselskaper skal kunne vedtektsregulere elektronisk deltakelse i fysiske møter. Forslaget til § 5-8 a annet ledd ser imidlertid ikke ut til å åpne for noe slikt. Fjerde ledd gjelder "nærmere krav til deltakelse", og rekkevidden er uklar. Gitt den lave generalforsamlingsdeltakelsen for til og med store selskapers del, mener vi det bør være åpning for å fastsette i vedtektene at aksjeeierne ikke har en ubetinget rett til å delta elektronisk i fysiske møter, se og direktiv 2007/36 om aksjeeierrettigheter artikkel 8 nr. 1. Vedtektene kan for eksempel gå ut på at møtet er likevel er tilgjengelig i sanntid, men at stemmegivning gjøres gjennom forhåndsstemmer eller ved fullmakt, se Norsk utvalg for eierstyrings anbefaling kapittel 6. Retten til bruk av forhåndsstemmer på generalforsamlingen Bruk av forhåndsstemmer betinger at det foreligger forslag til vedtak man kan forhåndsstemme over. Det er ikke noe ubetinget krav i aksjelovene om at styret eller forslagsstiller utformer forslag til vedtak, se generalforsamlingsforskriften § 3 første ledd bokstav c for børsnoterte selskapers del. Forhåndsstemmegivning gjør det også mer komplisert å forholde seg til forslag til vedtak som blir trukket eller endret før eller i generalforsamlingen og til forslag som blir satt frem i generalforsamlingen. Vi mener derfor at bruk av forhåndsstemmer fortsatt blir forbeholdt selskaper der aksjeeierne har valgt å ta stilling til denne adgangen i vedtektene. 3.6.4 Selskapsmøter Vi er usikre på hvordan spørsmålet om elektroniske møter bør løses for ansvarlige selskaper. Oftest har de få deltakere, med sterk interesse i selskapet. Mange forhold ved styringen av selskapet kan være nøye avstemt i selskapsavtalen, for eksempel hvem som skal peke ut styreleder. Selskapsloven bør uansett ikke stenge for elektroniske møter. 3.6.5 Om møteformen Vi er enig i at det er hensiktsmessig med en definisjon av hva loven sikter til med "møte". Det vil være viktig for styreleder og for styremedlemmers rett til å kreve behandling i møte. Det sentrale er en eller annen form for samtidig deltakelse i styrebehandlingen. I fysiske møte kan alle se hverandre og snakke. Antagelig finnes det andre former for samtidig, elektronisk deltakelse, for eksempel med bare skriftlighet, det er mulig å kalle "møte" (nettmøte). Det vil være hensiktsmessig å utdype i en proposisjon hvilke krav som stilles. Vi legger også til grunn at "bruk av elektroniske hjelpemidler" omfatter de samme rettigheter styremedlemmer og aksjeeiere har ved personlig fremmøte. 4 Elektronisk signering av protokoller mv. 4.3 Departementets forslag Vi er enig i at elektronisk signatur likestilles med fysisk. Med vennlig hilsen NÆRINGSLIVETS HOVEDORGANISASJON Halvor E. Sigurdsen Nærings- og fiskeridepartementet Til høringen Til toppen <div class="page-survey" data-page-survey="133" data-page-survey-api="/api/survey/SubmitPageSurveyAnswer" data-text-hidden-title="Tilbakemeldingsskjema" data-text-question="Fant du det du lette etter?"